Panduan Template WhatsApp

Template WhatsApp adalah fitur penting untuk mengirim pesan ke pelanggan melalui WhatsApp Business API. Panduan ini akan membantu Anda memahami cara membuat, mengelola, dan menggunakan template dengan efektif.

Daftar Isi

1. Apa itu Template WhatsApp?
2. Cara Membuat Template Baru
3. Cara Menggunakan Variable
4. Cara Preview dan Kirim Template
5. Status Template
6. Tips Template Agar Di-approve Meta

Apa itu Template WhatsApp?

Template WhatsApp adalah format pesan yang sudah disetujui oleh Meta (Facebook) untuk digunakan dalam komunikasi bisnis. Template diperlukan untuk:

• Memulai percakapan dengan pelanggan yang belum pernah menghubungi Anda dalam 24 jam terakhir
• Mengirim notifikasi seperti konfirmasi pesanan, update pengiriman, atau reminder
• Kampanye marketing untuk promosi produk atau layanan

Kategori Template

Ada 3 kategori template yang tersedia:

Komponen Template

Setiap template dapat memiliki komponen berikut:

1. Header (Opsional)

   • Text: Judul teks singkat
   • Image: Gambar (JPEG/PNG, maks 5MB)
   • Video: Video (MP4/3GPP, maks 16MB)
   • Document: Dokumen (PDF/DOC/XLS/PPT, maks 100MB)

2. Body (Wajib)

   • Isi utama pesan
   • Dapat mengandung variable dinamis seperti {{1}}, {{2}}, dll

3. Footer (Opsional)

   • Teks tambahan di bagian bawah (maks 60 karakter)
   • Contoh: “Balas STOP untuk berhenti berlangganan”

4. Buttons (Opsional)

   • URL: Link ke website
   • Phone Number: Tombol telepon
   • Quick Reply: Balasan cepat

Cara Membuat Template Baru

Langkah 1: Buka Halaman Templates

1. Masuk ke dashboard kirim.chat
2. Klik menu Templates di sidebar
3. Pastikan Anda berada di tab Templates

Langkah 2: Klik Tombol Buat Template

Klik tombol ”+ Create Template” di bagian kanan atas halaman.

Langkah 3: Isi Form Template

Nama Template

• Gunakan huruf kecil, angka, dan underscore saja
• Contoh: welcome_message, order_confirmation, promo_januari_2025
• Nama tidak dapat diubah setelah template dibuat

Kategori

Pilih kategori yang sesuai:

• Marketing: Untuk pesan promosi
• Utility: Untuk notifikasi transaksional
• Authentication: Untuk OTP dan verifikasi

Bahasa

Pilih bahasa template:

• English (US)
• Indonesian
• English (UK)
• Spanish
• Portuguese (Brazil)

Isi Pesan (Message Content)

Tulis isi pesan utama. Anda dapat menggunakan variable dengan format {{1}}, {{2}}, dst.

Contoh:

Halo {{1}}!

Terima kasih telah berbelanja di toko kami.
Pesanan Anda dengan nomor {{2}} sedang diproses.

Estimasi pengiriman: {{3}}

Header (Opsional)

Pilih tipe header:

• None: Tanpa header
• Text: Header berupa teks
• Image: Header berupa gambar
• Video: Header berupa video
• Document: Header berupa dokumen

Footer (Opsional)

Tambahkan teks footer jika diperlukan (maks 60 karakter).

Langkah 4: Preview Template

Klik tombol “Show Preview” untuk melihat tampilan template seperti di WhatsApp.

Langkah 5: Simpan dan Submit

1. Klik “Create Template” untuk menyimpan
2. Template akan otomatis dikirim ke Meta untuk direview
3. Status template akan berubah menjadi Pending

Cara Menggunakan Variable

Variable memungkinkan Anda mengirim pesan yang dipersonalisasi untuk setiap penerima.

Format Variable

Variable menggunakan format {{nomor}}:

• {{1}} - Variable pertama
• {{2}} - Variable kedua
• {{3}} - Variable ketiga
• Dan seterusnya…

Tipe Variable

kirim.chat mendukung berbagai tipe variable:

Mengelola Variable Library

Untuk memudahkan penggunaan variable, Anda dapat membuat library variable:

1. Buka halaman Templates
2. Klik tab Variables
3. Klik ”+ Create Variable”
4. Isi detail variable:
   • Name: Nama variable (contoh: “Nama Pelanggan”)
   • Type: Pilih tipe variable
   • Description: Deskripsi penggunaan
   • Example Value: Nilai contoh untuk preview

Cara Preview dan Kirim Template

Preview Template

1. Preview saat membuat: Klik tombol “Show Preview” di form pembuatan template
2. Preview di daftar: Klik menu “View Details” pada template yang ingin dilihat

Preview akan menampilkan template dalam format WhatsApp message bubble, termasuk:

• Header (jika ada)
• Body dengan variable yang di-highlight
• Footer (jika ada)
• Tombol (jika ada)

Mengirim Template

Template hanya dapat dikirim jika statusnya APPROVED. Untuk mengirim:

1. Dari Halaman Customers:

   • Pilih pelanggan yang ingin dikirim pesan
   • Klik “Send Template”
   • Pilih template yang diinginkan
   • Isi nilai variable yang diperlukan
   • Klik “Send”

2. Mengisi Variable saat Mengirim:

   • Sistem akan menampilkan form untuk setiap variable
   • Isi nilai sesuai dengan tipe variable
   • Preview akan diupdate secara real-time

Status Template

Setiap template memiliki status yang menunjukkan kondisi persetujuannya:

PENDING (Menunggu)

• Warna: Kuning/Amber
• Artinya: Template sedang direview oleh Meta
• Waktu review: Biasanya 24-48 jam
• Yang bisa dilakukan: Menunggu hasil review

APPROVED (Disetujui)

• Warna: Hijau
• Artinya: Template sudah disetujui dan siap digunakan
• Yang bisa dilakukan: Mengirim pesan menggunakan template ini

REJECTED (Ditolak)

• Warna: Merah
• Artinya: Template ditolak oleh Meta
• Yang bisa dilakukan:
  • Baca alasan penolakan
  • Buat template baru dengan perbaikan
  • Hapus template yang ditolak

Quality Rating

Template yang sudah approved memiliki rating kualitas:

Tips Template Agar Di-approve Meta

1. Gunakan Bahasa yang Jelas dan Profesional

Lakukan:

• Gunakan bahasa formal dan sopan
• Tulis dengan ejaan yang benar
• Jelaskan tujuan pesan dengan jelas

Hindari:

• Typo dan kesalahan ejaan
• Bahasa slang berlebihan
• Kalimat yang ambigu

2. Sesuaikan Kategori dengan Isi

Marketing:

• Harus jelas ini adalah promosi
• Sertakan cara opt-out (berhenti berlangganan)

Utility:

• Fokus pada informasi transaksional
• Jangan masukkan konten promosi

Authentication:

• Hanya untuk OTP dan verifikasi
• Format yang sederhana dan jelas

3. Berikan Konteks yang Cukup

Contoh BAIK:

Halo {{1}},

Pesanan Anda #{{2}} telah dikirim melalui {{3}}.
Nomor resi: {{4}}

Lacak pengiriman di: [Link Tracking]

Contoh BURUK:

Hi, pesanan kamu udah dikirim ya. Cek aja sendiri.

4. Hindari Konten Terlarang

Meta akan menolak template yang mengandung:

• Konten dewasa atau eksplisit
• Perjudian atau taruhan
• Senjata atau kekerasan
• Obat-obatan terlarang
• Penipuan atau scam
• Konten yang menyesatkan

5. Perhatikan Panjang Pesan

• Body: Maksimal 1024 karakter
• Header Text: Maksimal 60 karakter
• Footer: Maksimal 60 karakter

6. Sertakan Opt-out untuk Marketing

Untuk template marketing, selalu sertakan cara berhenti berlangganan:

Balas STOP untuk berhenti menerima pesan promosi.

FAQ

Berapa lama proses review template?

Biasanya 24-48 jam, tetapi bisa lebih cepat atau lebih lama tergantung volume.

Apakah bisa mengedit template yang sudah di-submit?

Tidak. Anda harus membuat template baru jika ingin mengubah isi.

Kenapa template saya ditolak?

Periksa apakah template melanggar kebijakan Meta, atau isi tidak sesuai dengan kategori.

Terakhir diperbarui: Januari 2026