OneInbox - Unified Messaging
Panduan lengkap menggunakan fitur OneInbox untuk mengelola semua percakapan pelanggan Anda dari WhatsApp dan Instagram dalam satu tempat.
Apa itu OneInbox?
OneInbox adalah fitur unified inbox yang memungkinkan Anda melihat dan mengelola semua pesan dari berbagai channel (WhatsApp dan Instagram) dalam satu tampilan terpusat.
Keuntungan Menggunakan OneInbox
- Satu Tempat untuk Semua Pesan: Tidak perlu berpindah-pindah antara WhatsApp dan Instagram
- Efisiensi Waktu: Respons lebih cepat dengan semua pesan terlihat di satu layar
- Kolaborasi Tim: Assign percakapan ke anggota tim yang tepat
- Integrasi CRM: Kelola data customer langsung dari panel percakapan
- AI Assistant: Otomatisasi respons dengan AI Agent
Navigasi Daftar Percakapan
Daftar percakapan berada di sisi kiri layar.
Memahami Tampilan Percakapan
Setiap item percakapan menampilkan:
| Elemen | Keterangan |
|---|---|
| Avatar | Foto profil customer dengan ikon channel |
| Nama | Nama customer atau nomor/username |
| Preview Pesan | Cuplikan pesan terakhir |
| Waktu | Waktu pesan terakhir (5m, 2h, 1d) |
| Badge Unread | Jumlah pesan belum dibaca |
| Assignment Badge | Siapa yang ditugaskan menangani |
Ikon Channel
- Hijau (WhatsApp): Percakapan dari WhatsApp
- Pink (Instagram): Percakapan dari Instagram DM
Window 24 Jam
Jika muncul peringatan “⚠️ 24h window closed”, artinya window percakapan WhatsApp sudah expired. Anda hanya bisa mengirim Message Template.
Area Chat dan Mengirim Pesan
Mengirim Pesan Teks
- Ketik pesan di kotak input
- Tekan Enter atau klik tombol kirim
- Gunakan Shift + Enter untuk baris baru
Mengirim Attachment
Klik tombol + untuk melihat opsi:
| Opsi | Fungsi |
|---|---|
| File / Image | Kirim gambar atau dokumen (maks 16MB) |
| CTA Link Button | Pesan dengan tombol URL |
| Reply Buttons | Pesan dengan pilihan tombol (maks 3) |
| Template Message | Message template yang sudah disetujui |
Mengirim Message Template
- Klik + lalu pilih Template Message
- Pilih template dari daftar
- Isi nilai variable jika ada
- Lihat preview lalu klik Send Template
Filter Percakapan
Filter Channel
| Filter | Fungsi |
|---|---|
| All Channels | Semua percakapan |
| Hanya WhatsApp | |
| Hanya Instagram |
Filter Tambahan
- Status Baca: All / Unread / Read
- Tags: Filter berdasarkan tag customer
- Pipeline Stage: Filter berdasarkan tahap CRM
- Assignment: All / Assigned to me / Unassigned
Assignment ke Team Member
Cara Meng-assign Percakapan
- Buka percakapan
- Buka Panel Customer (ikon panel di kanan atas)
- Di bagian Assigned To, pilih anggota tim
Self-Assign
Klik nama Anda (ditandai “me”) di dropdown assignment.
Unassign
Pilih Unassign di bagian bawah dropdown.
Panel Profil Customer
Panel profil muncul di sisi kanan layar.
Informasi yang Tersedia
- Header: Avatar, nama, channel, nomor/username
- Assigned To: Dropdown untuk assignment
- Tags: Label customer (tambah dengan Enter, hapus dengan X)
- Pipeline Stage: Tahap dalam sales funnel
- Notes: Catatan internal
- Contact Info: Edit nama dan email
- Assignment History: Riwayat perubahan assignment
Status AI
| Status | Tampilan | Arti |
|---|---|---|
| AI Active | Badge hijau | AI merespons otomatis |
| AI Inactive | Badge abu-abu | Respons manual diperlukan |
Kapan AI Aktif?
- Percakapan di-assign ke AI Agent
- Percakapan tidak di-assign dan AI diaktifkan global
Mengubah Status AI
Buka panel customer, di Assigned To pilih AI Agent atau team member.
Status Koneksi
| Status | Warna | Arti |
|---|---|---|
| Connected | Hijau | Update real-time berjalan |
| Reconnecting… | Kuning | Mencoba menghubungkan kembali |
| Using backup | Biru | Mode polling (update per 15 detik) |
| Disconnected | Abu-abu | Tidak ada koneksi |
Tips & Best Practices
Efisiensi Kerja
- Gunakan filter “Assigned to me” untuk fokus
- Prioritaskan pesan unread
- Gunakan tags untuk kategorisasi
Kolaborasi Tim
- Assign ke team member yang tepat
- Gunakan notes untuk berbagi konteks
- Update pipeline stage secara berkala
Memanfaatkan AI
- Biarkan AI menangani pertanyaan umum
- Takeover dari AI untuk penanganan personal
- Review respons AI secara berkala
Troubleshooting
| Masalah | Solusi |
|---|---|
| Pesan tidak muncul | Cek status koneksi, klik refresh |
| Tidak bisa kirim | Window expired - gunakan template |
| Assignment tidak tersimpan | Cek koneksi internet, refresh halaman |
Dokumentasi ini diperbarui: Januari 2026